Kancelářský řád – část 3.

V této poslední části seriálu zabývající se kancelářským řádem Exekutorské komory České republiky (v článku jen zkráceně “Řád”) se podíváme zejména na označování exekučních spisů a na elektronické písemnosti. Dozvíte se také, co to jsou exekutorské zápisy. Předchozí články na téma kancelářský řád jsou k nahlédnutí zde: 1. část, 2. část

Spisová značka

Podobně jako se označují spisy na civilních soudech, také exekutorské úřady mají podle Řádu předepsaný určitý systém, jak příslušné spisy nadepisovat a ukládat.

Základní povinnost označení vymezuje § 19 Řádu. Podle tohoto ustanovení začíná spisová značka trojčíslím, například 010. Následuje označení rejstříku, nejčastěji se setkáme s EX (rejstřík exekucí), a pořadové číslo s posledním dvojčíslím podle příslušného kalendářního roku. Příklad označení spisu ze začátku letošního roku by mohl vypadat takto: 013 EX 1/22.

Spisová značka společně s číslem listu tvoří číslo jednací (§ 20 odst. 2 Řádu). Číslo jednací v nadepsaném spisu by vypadalo například takto: 013 EX 1/22-1. Je důležité jej znát zejména v případě komunikace s exekutorským úřadem, protože tímto způsobem mohou pracovníci úřadu vyhledat konkrétní úkon v řízení a podat k němu informaci.

Písemnost v elektronické podobě

Exekutor může vydat písemnosti kromě listinné také v elektronické podobě, a to v souladu s § 17a Řádu. Jde o odchozí dokumenty vyhotovené v elektronickém stejnopisu. Co to prakticky znamená? Pokud účastníkovi exekučního řízení nebo jeho zástupci dojde datovou schránku (méně často také přímo e-mailem) listina vyhotovená jako elektronický stejnopis, pak taková listiny nemusí mít fyzicky otisknuté razítko exekutora (§ 9 odst. 7 Řádu).

Rovněž ale platí, že pokud by dokumenty v elektronickém spisu nešlo elektronicky dorušit, pak jsou vyhotoveny jako fyzická listina. Jde o logické ustanovení, protože například fyzické osoby nepodnikající nemají povinnost mít datovou schránku. Ani e-mailovou adresu nemusí mít všichni účastníci řízení, byť v dnešní době jde o ojedinělé případy.

Součástí elektronické písemnosti bývá vyznačení právní moci (resp. také vykonatelnosti). To je vyznačeno formou otištěného razítka nebo prostého slovního vyjádření.

Obecně by měly exekutorské úřady doručovat písemnost účastníkům co nejefektivněji. Právě elektronické podoba listin může být pro urychlení řízení prospěšná, protože je lze posílat přes datovou schránku.

Exekutorské zápisy

V neposlední řadě se podívejme na exekutorské zápisy, které jsou upraveny od § 26 Řádu. Jde jednoduše řečeno o listiny sepsané exekutorem, jejichž podstatné náležitosti upravuje exekuční řád. Vyjmenujme ty nejdůležitější: místo a datum sepsání, celé jméno a příjmení exekutora včetně jeho sídla, popis děje nebo stavu věci a otisk razítka. 

Exekutor zápis sepisuje na žádost a oficiálně tak formuluje záznam např. o splacení dluhu dlužníkem nebo o stavu nemovitých věcí, kterých se týká (nebo mohlo týkat) exekuční řízení.

Shrnutí

V tomto třídílném seriálu jsem se zabývali problematice Kancelářský řád. Jde o stěžejní stavovský předpis, tedy vnitřně závazný předpis platný pro všechny exekutory v rámci Exekutorské komory České republiky. Nad tímto řádem je postaven zákon, zejména exekuční řád, ale také všechny ostatní platné a účinné zákony České republiky.

Kancelářský řád upravuje zejména vnitřní postupy a částečně také průběh exekucí. Účastníci exekučního řízení jej nemusí znát zpaměti, ale jistě nebude na škodu, aby se pro lepší přehled seznámili se základy, které jsme vám představili v našich článcích.

Věděli jste, že…
Exekutorská komora spravuje a provozuje také centrální evidenci exekucí (CEE), což je databáze, do níž exekutoři mají povinnost zapisovat jimi vedené exekuce. Přečtěte si, jak do ní nahlédnout a prověřit sebe či kohokoli jiného, má-li nějaké exekuce. Na webu Kontrolaexekuce.cz je tématu CEE věnován celý článek.